1. از جریان های کاری ارتجاعی پرهیز کنید


در ناخودآگاه بسیاری از ما، روش های انجام کار ارتجاعی به تدریج نهادینه شده است. روزانه در برابر بمباران تماس های تلفنی، پیامک، پست الکترونیکی، پیغام های چت، تویت و پیام های فیس بوک و سایر شبکه های اجتماعی حقیقی و یا مجازی و … قرار می گیریم. و در نتیجه بجای اینکه از انرژی مان به صورت فعال و مفید استفاده کنیم، خودمان را در مسابقه ای فرسایشی و انرژی بر، می بینیم که هر وقت به آخرین مورد ارتباطی پاسخ دادیم، برنده شده ایم!


بخاطر داشته باشید: صندوق پست الکترونیکی (Mail Box) خود را با لیست کارهایی که باید انجام دهید اشتباه نگیرید.


گروهی از آن انسان های خوش فکر و خلاقی که این نوشته بخشی از تجربیات آنان است، برای پرهیز از این روش کار منسوخ شده و غیر اصولی، درکار خود ” بازه های زمانی عدم تحریک ” برنامه ریزی می نمایند. یعنی اینکه روزانه و یا هفتگی، زمان هایی را در نظر می گیرند که در آن مدت، به هیچ نوع تماسی پاسخ نمی دهند. یک مثالش می تواند این باشد: هر روز قبل از اینکه فورا سراغ ایمیل هایتان بروید، و یا پیام ها و سایت های اجتماعی را چک کنید، دو ساعت وقت بگزارید و به سایر کارهایتان که در اجرای پروژه مهم اند، روال تکرار مشخصی ندارند و نیاز به تحقیق و تفکر عمیق دارند بپردازید.

راه دیگر این است که همه پیام ها و تماس ها را در محل مشخصی جمع آوری نمود. مثلا اعمال تنظیماتی در سایت ها و شبکه های اجتماعی که در آن عضو هستید به منظور ارسال پیام ها و رخدادهای به روز شده، به پست الکترونیک تان، استفاده از سرویس های صندوق صوتی و ارتباط آن با پست اکترونیک، و همچنین ایجاد فیلتر خودکاربرای پیام ها و ایمیل های دریافتی تا بتوان ایمیل ها را با اولویت بندی دلخواه دریافت و دسته بندی کند، زمان از دست رفته برای از این شاخه به آن شاخه پریدن میان سایت ها و سرویس های مختلف را کاهش خواهد داد.


پیشنهاد: Gmail یا سرویس پست الکترونیک شرکت گوگل، امکانات زیادی در زمینه فیلتر، دسته بندی، برچسب گذاری، انتقال (Forward) زمانبندی ایمیل های دریافتی و ارسالی دارد.


مثال: اگر چند آدرس ایمیل مختلف برای کارهای مختلف دارید، می توانید همه ایمیل های دریافتی در همه آن آدرس ها را به یک آدرس واحد در Gmail ارسال (Forward) کنید. برای شبکه های اجتماعی مانند فیس بوک Facebook و یا تویتر Twitter و … هم می توان چنین کاری کرد. در نتیجه شما همه پیام ها و ایمیل های دریافت شده را به صورت یکجا در یک آدرس واحد خواهید داشت و نیازی به ورود به چندین سایت و سرویس دهنده مختلف برای بررسی پیام های هر سایت، از میان خواهد رفت.


2. هر پروژه را به 3 بخش اصلی تقسیم کنید


هر کاری در زندگی می تواند نهایتا به سه عنصر اساسی تقسیم شود. 1. گام های اجرا (عملیات) 2. موارد و کارهای غیر ضروری 3. منابع و مرجع ها

گام های اجرا کارهایی هستند که می تواند به طور مجزا به گام های کوچکتر که عنوانشان با “فعل” شروع می شود تقسیم شوند.

موارد و کارهای غیر ضروری، ایده هایی هستند که در هنگام انجام تبادل نظر و طوفان فکری یا زمان اجریا پروژه به ذهن افراد خطور می کند که اغلب در آن موقع اجرایی نبوده ولی ممکن است در آینده قابل اجرا شوند. همه این موارد غیر ضروری باید در یک جای مشخصی جمع آوری شوند و در فواصل معین زمانی بازبینی گردند.
برای مثال یکی از آن رهبران خوش فکر پروژه که این نوشته بر اساس تجربیات آنان است، همه موارد غیر ضروری در طول اجرای پروژه را در فایل Word ذخیره کرده بود، در اولین شنبه هر ماه، برای بازبینی چاپ می کرد. بعد یک لیوان چای در دست می گرفت و می نشست کل لیست را بررسی می کرد. بعضی از موارد که غیر مرتبط بودند را حذف می کرد، بعضی ها را تبدیل به گام های اجرایی می کرد و باقی موارد روی لیست می ماند.

عنصر یا بخش سوم هر پروژه “مراجع” آن پروژه هستند. منظور از مراجع: مقالات، نوشته ها، کتاب ها، ابزار و سایر مواردی است که در اطراف خود گردآوری کرده اید. اغلب درباره اهمیت مراجع پروژه اغراق می شود. به جای اینکه ساعت های وقت برای سازماندهی نوشته ها و نکات مرتبط با پروژه بگذارید، آن ها را به ترتیب زمان وقوع (اجرا) در یک فایل بزرگ دسته بندی کنید. در زمانه تقویم های دیجیتالی، می توان در کسری از ثانیه هر نوع جلسه و یا رخدادی را جستجو کرده و نوشته های مربوط به یک روز مشخص را بدست آورد.

پیشنهاد: Google Calendar یا تقویک گوگل، یک سرویس دیگر رایگان شرکت گوگل است که امکانات زیادی در زمینه زمانبندی رخدادها و جلسات، تنظیم و ارسال دعوتنامه برای شرکت افراد در جلسات، دسته بندی رخدادها، و اتصال به سایر سرویس های گوگل مانند Gmail دارد.

پیشنهاد: یکی دیگر از ابزارهای پر قدرت در زمینه تقویم های دیجیتالی، برنامه Outlook محصول شرکت مایکروسافت است. این برنامه که در سیستم های عامل ویندوز Windows به صورت رایگان قرار داده شده است، هر آنچه که یک تقویم دیجیتال باید داشته باشد، دارد. این برنامه بخصوص برای افرادی که دسترسی مداوم به اینترنت ندارند به عنوان یک تقویم شخصی و کاری، پیشنهاد می شود. در صورتی که حساب ایمیل در سرورهای خدمات پست الکترونیک Microsoft Exchange از محصولات شرکت مایکروسافت داشته باشید، اجتماع و سازگاری فوق العاده ای میان ایمیل و تقویم خود و سایر افرادی که با آنها در ارتباط هستید بوجود خواهد آمد.
با ورود Microsoft SharePoint این سازگاری به مراتب بهتر، قویتر و پروژه مدارتر شده است.



3. سنجش جلسات بر مبنای گام های عملیاتی


جلسات به خودی خود با توجه حجم زمان و وقفه هایی که در روند کار ایجاد می کنند، جزو موارد پر هزینه در هر پروژه هستند. بهتر است مقاومت بیشتری نشان داده شود در برابر جلسات بی هدف و یا کلی و جلساتی که دلیل خاصی برای تشکیل آن نیست و صرفا مثلا چون اول هفته یا ماه رسیده باید بر گزار شود.


معمولا چنین جلساتی در اوایل صبح یعنی زمانی که شما بیشترین بازده کاری را دارید برگزار می شود و اغلب ازاینگونه جلسات گام عملیاتی قابل توجهی بدست نمی آید.


به خاطر بسپارید: هر جلسه ای که در پایان فاقد گام عملیاتی مشخص است، می بایست با یک ایمیل یا تماس تلفنی جایگزین می شد.


پیشنهاد: وقتی با مشتریان یا همکاران خود جلسه برگزار می کنید، جلسه را با یک بازبینی سریع تصمیمات گرفته شده و تعیین گام های علمیاتی به پایان ببرید. برای هر نفر از حضار جلسه 1 الی 2 دقیقه وقت بگذارید تا آن فرد درباره آنچه که از جلسه استنباط کرده است با دیگران به اشتراک بگذارد. با این کار اغلب چند گام عملیاتی که گاها لابلای حرف ها جا مانده است روشن می شود. این کار همچنین به درک بهتر گام های عملیاتی و اجرایی کمک می کند.


4. کارهای ناامن را کاهش دهید


در زمانه تویتر، فیس بوک، گوگل آنالیتیکس، بانکداری الکترونیکی و … ما اغلب زمان زیادی را با وسواس برای مشاهده اطلاعات آنلاین و بی درنگ ( Real time)، صرف می کنیم. شاید علتش این است که دسترسی به چنین اطلاعاتی هرگز چنین آسان نبوده است. سر زدن مداوم و تکراری به این گونه اطلاعاتی، چه مربوط به بازدید کنندگان سایت تان باشد چه اطلاعات حساب بانکی تان، کمکی به اجرای ایده هایتان نمی کند بلکه تنها به شما یک حس اعتماد و امنیت خاطر می دهد. منظور از کار نا امن، کارهایی هستند که:

خروجی قابل تعریف و مشخصی ندارند

کمکی به پیشبرد عملیات اجرایی ایده هایمان نمی کنند

چون وقت زیادی از ما نمی گیرند پس روزی چند بار می توانیم تکرارشان کنیم بدون اینکه خیلی متوجه باشیم چه کار داریم می کنیم

اولین قدم برای کاهش کارهای ناامن، تقویت خود آگاهی است. طوری که بتوانیم کارهای ناامنی که در طول روز انجام می دهیم تشخیص دهیم.

قدم دوم، قراردادن دستورالعمل و آیین نامه هایی برای خود است که نظم بیافریند. مثلا می توانید خود را محدود کنید به اینکه روزی فقط 30 دقیقه به کارهای نا امن بپردازید.

قدم سوم، در صورت امکان، واگذاری این گونه کارها به یک همکاری که کارهای نا امن کمتری دارد است. کسی که بتواند داده ها و اطلاعات را به صورت دوره ای بررسی کند و گزارشات مربوطه را تهیه و ارائه نماید.

5. یک ایده خلاقانه باید از دوران “رکود” خود، جان سالم بدر ببرد!


هر کسی به شکلی به ایده ها و افکار جدید می رسد. در واقع نمی توان یک راه مشخص را به عنوان بهترین راه خلاقیت و خلاق بودن انتخاب کرد. اما وقتی نوبت به اجرای ایده ها می رسد، ما همگی به یک مشکل مشترک بر می خوریم. بسیاری از ایده ها و پروژه هایمان در دوران “رکود پروژه” بی نتیجه رها می شوند. منظور از دوران رکود پروژه زمانی است که شور و اشتیاق اولیه اجرای پروژه (ایده)به تدریج کمرنگ می شود و نگرانی ها و گرفتاری های مربوط به مدیریت پروژه و انجام کارها در مهلت های تعیین شده، شروع می شود.

برای نجات از این نگرانی ها، معمولا ایده ی دیگری به ذهنمان می رسد و ایده قبلی را که روی آن کار می کردیم رها می کنیم. و این رویه به سادگی می تواند بارها و بارها بدون اینکه کار قابل توجهی انجام شده باشد تکرار شود.

در نمودار بالا قسمت مربوط به “حرکت ثابت و افقی پروژه” بازه زمانی رکود شور و اشتیاق در پروژه را نشان می دهد که در بالای آن نقطه “ایده جدید” با انرژی و علاقه بالاتری، قرار دارد.

توصیه: برای خودتان و ایده هایتان احترام قائل شوید! انرژی بیشتری برای اجرای ایده هایتان بگذارید. اگر حتی برای خودتان هم مهم نیست، به کسان دیگری بیاندیشید که از ایده و کار و زحمت شما نفع خواهند برد و قدر شما را بیش ار پیش خواهند دانست


کاربران زیادی از این مطلب هم استقبال کرده اند :